Zapytanie ofertowe na wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, organizację cateringu oraz zapewnienia noclegów w Lublinie w dniu 25 maja 2016 roku w ramach projektu „Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych - wspólna sprawa” (POWR.02.06.00-00-0006/15-00 | Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój).

Nr postępowania: 10/2016/WSP/LFOON, z dnia 16 maja 2016 roku                                         

Kod CPV: 

55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

55520000-1 Usługi dostarczania posiłków

  1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Lubelskie Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych - Sejmik Wojewódzki

20–068 Lublin, ul. Leszczyńskiego 23

REGON 430401170

NIP 946-182-01-02

  1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
  1. Przedmiotem zamówienia są usługi wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, organizacji cateringu oraz zapewnienia noclegów w Lublinie w dniu 25 maja 2016 roku w Lublinie w ramach projektu „Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych - wspólna sprawa”.
  2. Specyfikacja najmowanej sali konferencyjnej:

-          Dostępność sali: w godzinach 9:00 – 17:00,

-          Sala z miejscami do siedzenia na minimum 50 osób w układzie stołów litery „U”,

-          Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje, sala powinna mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego, powinna być posprzątana i przygotowana do przeprowadzenia debaty.

-          Wyposażenie sali: sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia debaty (nagłośnienie, min. 3 mikrofony bezprzewodowe, projektor multimedialny, ekran do projektora), internet (wifi lub połączenie LAN), flipczart wraz z papierem i flamastrami, krzesła i stoły dla minimum 50 osób oraz trzy (lub dwa duże) stoły do rejestracji uczestników.

-          Sala powinna być dostępna dla osób niepełnosprawnych ruchowo. Dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie na wózku inwalidzkim (płaska nawierzchnia; jeżeli występują schody to musi być podjazd lub winda; drzwi powinny mieć odpowiednią szerokość, dostosowana toaleta)

-          Sala lub korytarz poprzedzający salę muszą mieć wyznaczone miejsce do zorganizowania serwisu kawowego, obiadu i  rejestracji uczestników,

-          Wykonawca na czas realizacji usług zapewnia sprzęt do tłumaczeń symultanicznych dla  40 osób wraz z jego obsługą techniczną oraz kabinę do tłumaczeń symultanicznych dla 2 tłumaczy.

-          Wykonawca na czas przygotowania i realizacji debaty zapewnia 15 miejsc parkingowych.

  1. Specyfikacja usług cateringu:

-        Świadczenie usług cateringu polegać ma na przygotowaniu, dostarczeniu i podaniu posiłków,

-        Catering będzie składał się z serwisu kawowego i obiadu dla 35 osób.

-        Serwis kawowy: będzie świadczony w wyznaczonym miejscu w sali konferencyjnej lub korytarzu poprzedzającym salę w godz. 9:30 – 14:00; serwis powinien zapewniać produkty żywnościowe dla średnio 35 osób na debatę, tj. kawa i herbata wraz z dodatkami (mleko lub śmietanka do kawy, cukier, cytryna), woda niegazowana (min. 0,5 litra), ciastka, minimum 2 rodzaje ciast domowych, owoce.

-        Obiad: będzie realizowany w tym samym budynku co debata od godz. 15:00; dla 35 osób; będzie składał się z min. dwóch dań z możliwością wyboru dania wegetariańskiego (zamawiający będzie informował wykonawcę o zapotrzebowaniu na dania wegetariańskie na 1 dzień przed debatą).

-        Sposób podania serwisu kawowego: stół szwedzki, naczynia porcelanowe i/lub szklane, sztućce metalowe, obrusy, dekoracje stołów, atrakcyjny sposób prezentacji żywności,

-        Sposób podania stół szwedzki, naczynia porcelanowe i/lub szklane, sztućce metalowe, obrusy, dekoracje stołów, atrakcyjny sposób prezentacji żywności,

-        Wykonawca zobowiązuję się do udzielania niezbędnej pomocy w przypadku trudności osób niepełnosprawnych w pobieraniu posiłków.

-        Świadczenie usług powinno odbyć się z poszanowaniem środowiska naturalnego.

  1. Specyfikacja usług zapewnienia noclegów:

-        Usługa będzie polegała na zapewnieniu noclegów dla maksymalnie 10 uczestników debaty według zgłoszonego zapotrzebowania, o którym zamawiający będzie informował najpóźniej na dzień przed terminem realizacji usługi,

-        Usługi zakwaterowania będą świadczone w nocy poprzedzającej dzień debaty (noc z dnia 24 na 25 maja) oraz w nocy po debacie (noc z dnia 25 na 26 maja),

-        Zakwaterowanie w  pokojach 1-osobowych, z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka), z dostępem do ciepłej wody. W pokojach powinny znajdować się co najmniej: wieszak ścienny na odzież wierzchnią, oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka elektrycznego, dostęp do internetu,

-        Wykonawca zobowiązuje się do uwzględniania niepełnosprawności kwaterowanych gości przy doborze pokoi,

-        Specyfikacja posiłków: śniadanie powinno być zapewnione w tym samym obiekcie, w którym zakwaterowani będą pracownicy projektu, śniadanie powinno składać się co najmniej z: 1 ciepłego posiłku, pieczywa, wędlin lub serów, warzyw, herbaty lub kawy.

-        Zamawiający zapewnia miejsca parkingowe według zgłoszonego zapotrzebowania.

  1. Nie jest dopuszczalne składanie ofert cząstkowych.
  1. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA

-        25.05.2016, Lublin

  1. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

-        hotel minimum 2 gwiazdkowy,

-        miejsce świadczenia usług powinno znajdować się w odległości drogowej nieprzekraczającej 2 km od biura projektu w Lublinie, tj. Lubelskiego Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych – Sejmik Wojewódzki znajdującego się przy ul. S. Leszczyńskiego 23, 20-068 w Lublinie,

-        miejsce świadczenia usług powinno znajdować się w odległości co najwyżej 500 metrów od przystanku autobusowego, który pozwala na bezprzesiadkowe dotarcie komunikacją miejską z Dworca PKS Lublin (al. Tysiąclecia 6) oraz Dworca PKP (Plac Dworcowy 1)

  1. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW

-        Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru z Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

  1. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA

-        PLN

  1. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wymagania podstawowe:

  1. Oferta powinna być sporządzona na FORMULARZU OFERTY (załącznik nr 1),
  2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
  3. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania i obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonywaniem zamówienia,
  4. Podpisy złożone przez Wykonawcę powinny być opatrzone czytelnym imieniem i nazwiskiem lub pieczęcią imienną,
  5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania,
  6. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,

Forma oferty:

Oferta powinna być sporządzona:

  1. W języku polskim,
  2. Każda poprawka w ofercie musi być skreślona i parafowana przez osobę upoważnioną do podpisywania ofert wraz z datą,
  3. Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą one być udostępnione innym uczestnikom postępowania.

Zawartość oferty:

Kompletna oferta musi zawierać:

  1. Cenę netto, VAT, brutto za poszczególne usługi (wynajmu sali konferencyjnej, cateringu, usług zapewnienia noclegów) na formularzu załączonym do zapytania ofertowego (załącznik nr 1),
  2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (załącznik nr 2),
  3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3)
  4. Materiały promocyjne sali konferencyjne do oceny standardu miejsca wykonania usług.
  5. Proponowane menu cateringu
  1. OSOBA UPRAWNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAM

Paweł Limek – tel. 517 776 550, 81 533 10 22, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

VII.      MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

Oferty przyjmowane będą w siedzibie zamawiającego w formie pisemnej na formularzu oferty według załączonego wzoru osobiście lub drogą e-mailową na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Termin składania ofert do dnia 23 maja 2016 roku do godz. 23:59.

Oferty złożone po tym terminie nie będą uwzględnione. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia. W przypadku złożenia tylko jednej oferty, której kwota za usługę przewyższa kwotę oszacowania przedmiotu zamówienia, Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji z Oferentem, który złożył jedyną ofertę. O terminie i miejscu przeprowadzenie negocjacji wybrany Oferent zostanie powiadomiony telefonicznie.

  1. KRYTERIA OCENY OFERT, WYBORU WYKONAWCY I SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY

  1. Po spełnieniu przez Wykonawców wszystkich wyżej wskazanych kryteriów oferty będą podlegały ocenie z 3 składowych, tj.:
  1. Usługi wynajmu sali konferencyjnej (U1),
  2. Usługi cateringu (U2),
  3. Usługi zapewnienia noclegów (U3).

Ocena końcowa (U) będzie średnią z ocen poszczególnych składowych zapytania i będzie liczona wg poniższego wzoru:

U = (U1 + U2 + U3) / 3

  1. Usługi wynajmu sali konferencyjnej (U1) będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami:
  1. KS1 - Cena: 40 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 40 pkt)
  2. KS2 – Standard: 30 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt)
  3. KS3 – Dostępność dla osób niepełnosprawnych: 30 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt)

Łącznie możliwych do uzyskania 100 pkt (100%)

Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:

U1 = KS1 + KS2 + KS3

Ad. a)

KS1 = ( Cmin : C ) * 40

KS1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny

Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert

C – cena badanej oferty

Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Ad. b)

KS2 = Ilość punktów ze spełnienie kryterium „Standard”

Ilość punktów za spełnienie kryterium „Standard” będzie oceną wypadkową z 3 ocen komisji w skali od 0 do 100 oceniającej standard sali na podstawie zgromadzonych materiałów promocyjnych, ogólnodostępnych materiałów multimedialnych lub oceny wizualnej miejsca świadczenia usług. Sposób oceny:

-        80 – 100 pkt średniej oceny Komisji – 30 pkt

-        60 – 80 pkt średniej oceny Komisji – 17 pkt

-        40 – 60 pkt średniej oceny Komisji – 9 pkt

-        0 – 40 pkt średniej oceny Komisji – 0 pkt

Ad. c)

KS3 = Ilość punktów ze spełnienie kryterium „Dostępność dla osób niepełnosprawnych”

Ilość punktów za spełnienie kryterium „Dostępność dla osób niepełnosprawnych” będzie oceną wypadkową z 3 ocen komisji w skali od 0 do 100 oceniającej dostępność architektoniczną budynku na podstawie oceny wizualnej lub rozmów telefonicznych weryfikujących obecność poszczególnych udogodnień dla osób niepełnosprawnych, np. ilość łazienek przystosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych, przystosowanie wind do różnych niepełnosprawności. Sposób oceny:

-        80 – 100 pkt średniej oceny Komisji – 30 pkt

-        60 – 80 pkt średniej oceny Komisji – 17 pkt

-        40 – 60 pkt średniej oceny Komisji – 9 pkt

-        0 – 40 pkt średniej oceny Komisji – 0 pkt

  1. Usługi cateringu (U2) będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami:
  1. KC1 - Cena: 40 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 40 pkt)
  2. KC2 – Jakość i gramatura: 30 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt)
  3. KC3 – Sposób podania: 30% (maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt)

Łącznie możliwych do uzyskania 100 pkt (100%)

Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:

U2 = KC1 + KC2 + KC3

Ad. a)

KC1 = ( Cmin : C ) * 40

KC1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny

Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert

C – cena badanej oferty

Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Ad. b)

KC2 = Ilość punktów ze spełnienie kryterium „Jakość i gramatura”

Ilość punktów za spełnienie kryterium „Jakość i gramatura” będzie oceną wypadkową z 3 ocen komisji w skali od 0 do 100 oceniającej jakość i gramaturę proponowanego menu na podstawie dostarczonych materiałów. Sposób oceny:

-        80 – 100 pkt średniej oceny Komisji – 30 pkt

-        60 – 80 pkt średniej oceny Komisji – 17 pkt

-        40 – 60 pkt średniej oceny Komisji – 9 pkt

-        0 – 40 pkt średniej oceny Komisji – 0 pkt

Ad. 3)

KC3 = Ilość punktów ze spełnienie kryterium „Sposób podania”

Ilość punktów za spełnienie kryterium „Sposób podania” będzie oceną wypadkową z 3 ocen komisji w skali od 0 do 100 oceniającej jakość i gramaturę proponowanego menu na podstawie dostarczonych materiałów. Sposób oceny:

-        80 – 100 pkt średniej oceny Komisji – 30 pkt

-        60 – 80 pkt średniej oceny Komisji – 17 pkt

-        40 – 60 pkt średniej oceny Komisji – 9 pkt

-        0 – 40 pkt średniej oceny Komisji – 0 pkt

  1. Usługi cateringu (U3) będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami:
  1. KN1 - Cena: 70 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 70 pkt)
  2. KN2 – Standard hotelu: 30 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt)

Łącznie możliwych do uzyskania 100 pkt (100%)

Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:

U3 = KN1 + KN2

Ad. a)

KN1 = ( Cmin : C ) * 70

KN1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny

Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert

C – cena badanej oferty

Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Ad. b)

KN2 = Ilość punktów ze spełnienie kryterium „Standard hotelu”

Ilość punktów za spełnienie kryterium „Standard hotelu” będzie sumą dwóch kryteriów i będzie przyznawana w następujący sposób:

-        Hotel 4-gwiazdkowy – 30 pkt

-        Hotel 3-gwiazdkowy – 20 pkt

-        Hotel 2-gwiazdkowy – 10 pkt

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana ta, która uzyskała największą liczbę punktów (U).

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz ich uzupełnienia.

  1.             INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej (e-mail) lub telefonicznie na adres i numer wskazany w ofercie.

Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieszcza w Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich znajdującej się na stronie: www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

  1.  TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

24 maja 2016 roku

  1. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

  1. FINANSOWANIE

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pn. „Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych – wspólna sprawa”.

  1. UWAGI KOŃCOWE

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

  1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Do zapytania ofertowego dołączono:

Zapytanie ofertowe w pliku .doc

Załącznik nr 1 - Formularz Oferty

Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.